A informação é poder

Esta frase não é recente e durante muitos anos serviu infelizmente pelas piores razões, vetando o acesso a informação por parte de autoridades aos habitantes de países, de cidades e a funcionários de empresas.
Felizmente, o mundo mudou e evolui e a partilha de informação tornou-se uma das ferramentas principais para apoiar a gestão das equipas, melhorar a comunicação intra e interdepartamentais e alinhar todos os colaboradores numa mesma missão e visão.
Acompanhamos farmácias há mais de 10 anos, e sentimos uma abordagem por parte de responsáveis e de equipas aos números totalmente diferente e uma evolução marcante para agarrar em toda essa informação, dados e resultados e trabalhá-los de forma adequada.
Claro que mais do que ter a informação a forma como a mesma é trabalhada e tratada, e a clareza dos resultados que transmitimos são muito importantes.

Fontes de recolha de informação
O negócio farmácia está de facto bem aprovisionado de softwares para trabalhar no dia a dia. Esses sistemas permitem todos eles um controlo de vendas e de compras para a farmácia, permitindo tomar decisões, fazer encomendas de forma célere e gerir as vendas diárias na farmácia.
Para além disso, os sistemas permitem calcular outro tipo de dados, mais exaustivos e mais completos, emitir relatórios de vendas, controlar campanhas de produtos em vigor na farmácia, calcular margens, entre outros.
Outra fonte de informação são os relatórios mensais do contabilista que permitem uma informação mais fina e depurada do que são os custos da empresa. Nunca foram tão importantes como agora no contexto que atravessamos.
E temos ainda outro tipo de relatórios, através dos dados IMS e HMR, IQVIA ou outros, que poderão ajudar a tomar decisões a médio e longo prazo.

Tratar a informação
No meio de tanta informação e de tantos relatórios também notamos algum receio de perder tempo em demasia com a análise em excesso. Não é que muita informação seja de alguma forma prejudicial, mas não saber o que retirar de toda a informação disponível é mais complexo. Dentro da equipa existem sempre alguns colaboradores mais confortáveis com tabelas de excel e que poderão ser de extrema mais-valia para perceber os dados que interessam medir a curto, médio e longo prazo.
Se pensar num horizonte temporal, verá que alguns dos indicadores e medições terão de ser diárias e semanais, por exemplo, valor médio de venda VMV, número de atendimentos, faturação diária, entre outras e existem indicadores que deverão ser mensais. Aqui contam-se os valores de margem mensal, de vendas por subfamília, de rentabilidade de genéricos e a venda de algumas campanhas ou ações na farmácia.
Trimestralmente deverá ser ainda medida a rentabilidade total, a margem do negócio, o ROI de ações de marketing realizadas e que compras fazer bem como os valores a corrigir.

Partilhar a informação com a equipa
Por muito receio que exista, partilhar a informação com a equipa é sempre a melhor opção. Se todos conhecerem onde estão a tirar bons resultados e onde devem melhorar na sua abordagem quer às vendas quer às compras.
Saber o impacto que tem de fazer uma compra a mais de um produto que poderia vir na encomenda mensal se fosse bem planeado, o que implica não tentar trocar o genérico por um de melhor rentabilidade, a diferença que pode fazer nos números o fazer mais uma pergunta ou uma sugestão de venda.
Decida o que fizer mais sentido para a sua equipa, e reúna com todos para partilhar a informação, seja presencialmente seja em ZOOM.
Em pequenas reuniões semanais ou mensais, num quadro de avisos visível a todos mas partilhe!
Coloque uma gestão visual, cores amarelo, vermelho e verde consoante nos afastamos ou não do objetivo.

Planos de correção
Se soubermos o que se passa sabemos como atuar e como agir da forma mais correta. Temos tempo para trabalhar na correção de comportamentos e alinhamento de planos.
Por isso, quando se sentir assoberbado com informações, com dados e resultados que tem receio de partilhar ou não sabe como interpretar, peça alguma ajuda, veja o que é mais imediato e importante e não tenha qualquer receio do poder dos resultados!
A informação que é partilhada permite ainda a cada um dos colaboradores perceber para o que trabalha, qual o caminho que deve seguir e como o seu trabalho diário contribui para o crescimento da farmácia, e na melhoria de condições para toda a equipa.