A sua farmácia faz análises periodicamente?

De Farmacêutico para Farmacêutico
Ficar à espera da informação do seu contabilista é a forma menos eficaz de prevenção. Com diferentes análises poderá conhecer o estado actual da farmácia, avaliar a qualidade e eficiência dos seus métodos de gestão, identificar e antecipar “patologias”. Apenas conhecendo a realidade poderá estabelecer estratégias e objectivos de melhoria.

Vejamos algumas áreas que carecem de análises frequentes:

Utentes
Sabe quem são os seus utentes? Se sabe o nome e problemas da maioria dos seus utentes, é porque já os conhece. Mas tem a certeza que eles estão satisfeitos com o serviço prestado pela farmácia? Faça um inquérito, anónimo, para poder perceber o grau de satisfação com o atendimento, o tempo de espera, a gama de produtos, etc. O resultado pode ser muito útil e as novas medidas que tomar podem ir ao encontro das expectativas dos utentes.
Perceber o que tem acontecido com os utentes e saber a evolução comparativamente ao ano anterior é também importante. Se tem mais ou menos utentes, se compram mais ou menos, se conquistou novos, etc.
Só sabendo o que está a acontecer aos seus utentes é que consegue tomar medidas. Se por acaso o número de utentes está a diminuir, é tempo de repensar estratégias para os captar novamente (interacção com a comunidade, diferentes serviços, novas marcas de produtos, etc.). O valor médio de venda é um indicador muito útil para perceber se os seus utentes andam a comprar mais ou menos.

Mercado
O que tem acontecido no último ano ao mercado farmacêutico?
Como qualquer empresa, deve ter a noção de qual o seu posicionamento, saber o que se passa à sua volta e se a sua Farmácia acompanha o mercado.
Já existem programas informáticos que lhe dão esta informação. Aproveite todos os dados que conseguir tirar do seu sistema informático.
Ainda dentro da análise de mercado, deve conhecer a sua concorrência. Quem são? Que serviços prestam, que preços têm e qual o horário e metodologias? É saudável fazer visita regular à concorrência, seja ela directa ou indirecta.
Conhecer e estar atento às tendências e modas é importante. Ter a informação, por exemplo, de que actualmente os suplementos alimentares estão em crescimento, pode ajudá-lo a repensar quer em que produtos/marcas deve apostar, quer na sua forma de exposição.

Equipa
Como anda a sua equipa?
Com a correria do dia-a-dia, muitas vezes pode descurar a sua equipa. Deve analisar com alguma frequência a motivação e se tem cumprido com os objectivos. O capital humano é o factor mais importante de qualquer empresa e mantê-lo motivado nem sempre é fácil.
Como já sabe, é importante dentro da farmácia ter apenas uma equipa, em que todos remam para o mesmo lado. Assim como fazemos inquéritos de satisfação aos utentes, podemos fazê-lo à equipa. Envolver a equipa nas decisões e estratégias faz com que se sintam parte do projecto e que criem compromisso. Pergunte-lhes a opinião e peça-lhes ideias.

Marketing
Muito se tem falado da importância do marketing nas farmácias. Desde a imagem que a farmácia passa aos utentes à sua organização e disposição de produtos de forma rentável.
Aproveite o inquérito de que falámos anteriormente para perceber e poder melhorar a imagem e organização da farmácia.
Para fazer uma correcta gestão de lineares deve-se basear na informação das vendas e a sua evolução ao longo do tempo. Se cinco lineares de bebé derem o mesmo lucro que um de bucodentários, então algo está errado.
Só com uma análise cuidada poderá ter a noção da rentabilidade da exposição.
Ainda dentro deste capítulo, ressalvamos a importância de saber se as acções e serviços que presta têm evoluído positivamente e que frutos têm dado. No final de cada rastreio ou actividade deve conseguir medir o que aconteceu.

Stock
A gestão de stock é provavelmente uma das áreas mais importantes na farmácia. Comprar bem e consequentemente vender bem.
Deve com frequência rever o valor investido em stock na sua farmácia, bem como a sua rotação. Produtos sem rotação são empate ou perda de capital. Valerá a pena ter produtos que não saíram nos últimos seis meses? Não se esqueça de colocar a zero o stock mínimo e máximo destes produtos.
A gestão de stock deve ser feita cuidadosamente e com muita frequência. Ajustar os stocks à sazonalidade, controlar prazos de validade de forma rigorosa, etc., são factores chave para uma boa gestão. Deve ainda tirar listagens de produtos sem rotação, produtos com stock negativo, produtos com stock elevado, etc.
Cada vez é mais importante adequar as compras às vendas. Longe vai o tempo em que “havia tudo na farmácia”!

Mas tal como aconselha aos seus utentes, faça análises com regularidade!
Fazendo análises ao longo do tempo, pode ver como está a sua evolução, se as medidas que tomou deram resultados e qual o caminho mais correcto a seguir.
A velocidade com que as mudanças surgem é grande, só com plena consciência da nossa situação é que podemos dar os passos certos.

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