Certinho e direitinho interessa?

Certinho e direitinho interessa?

Costumo muitas vezes dizer essa expressão, “gosto de tudo certinho e direitinho”. Sei que não é da minha autoria, nem devo ser a única pessoa a usar, mas o impacto dessa frase é que pode ter várias conotações e despoletar pensamentos e ideias diferentes.
Se por um lado pressupõe organização e método, por outro também pode estar conotado com rigidez e pouca flexibilidade. No entanto, ter as atividades estruturadas e organizadas ajuda em mais que uma vertente e contribui para alguma organização e foco nas equipas.
Se não vejamos…

Organização

Seja qual for a dimensão da equipa a organização e estrutura da mesma é sempre importante. Se não vejamos….o que acontece quando tem algum estágio? O novo elemento fica um pouco desacompanhado ou é logo integrado num esquema de trabalho? E esse esquema está definido ou descrito em algum manual ou é deixado à mercê da boa vontade dos colegas?
O primeiro passo na organização passa por estruturar as funções e tarefas por cada um dos elementos da equipa e para além dessa alocação, é importante definir o fluxo do mesmo e o encadeamento entre as diferentes funções.
É importante o esforço conjunto no sentido de perceber o impacto de determinada tarefa estar ou não executada, podendo atuar quase como “bola de neve” e interrompendo ou colocando em cheque outras funções da farmácia.
Para além de estruturar as áreas mais importantes da empresa, nomeadamente de compras, vendas, marketing, gestão de stocks, gestão de categorias, formação e RH entre outras, terão de ser pensadas as diferentes tarefas por cada área e definir quem são os responsáveis e os executantes das mesmas, permitindo que cada tarefa tenha sempre um backup.
A forma de esquematizar toda a organização é que pode ser diferente consoante a dimensão da equipa, mas desde que de alguma forma esteja esquematizada temos a parte inicial do processo feita.

Procedimentos

Definindo as tarefas, passamos à fase seguinte que é de definir os procedimentos.
Para muitas equipas é assustadora a ideia de escrever os procedimentos, mas não tem de ser uma tarefa complicada nem extenuante. O objetivo principal da descrição dos procedimentos é uniformização dos mesmos! É a única forma de garantir que todos os elementos da equipa fazem da mesma forma e sempre que existirem novos elementos da equipa ou estagiários, serão treinados da mesma forma.
Outra questão importante é que nem todos os procedimentos terão de ser descritos ao pormenor e muitos podem ser definidos em esquemas ou fluxogramas, facilitando a compreensão e o ensinamento.
Mas se os procedimentos estiverem descritos e esquematizados, facilitamos alguma automatização, deixando a mente livre para nos ocuparmos de atividades mais criativas e melhorarmos ainda mais o atendimento.

Indicadores

Descrevendo os procedimentos, passamos à última parte para estruturar e organizar a farmácia, os indicadores de medição.
É fundamental com a criação de um manual de procedimentos, estruturar a forma e evidências que nos permitem confirmar que a atividade está a ser realizada e da forma correta.
Em alguns casos, de tarefas que são determinantes e decisivas para o negócio, definir indicadores de desempenho poderá ser importante.
Indicadores ligados a vendas, a margens do negócio, a gestão de stocks e de créditos, a dinamização de redes sociais entre outras.
Por isso, tudo certinho e direitinho retira confusão, orienta a equipa toda para as mesmas metas, objetivos e estratégias, permite uma aprendizagem mais rápida dos procedimentos e de criação de backups, deixando mais tempo livre para todas as outras tarefas e processos também exigentes no dia a dia da farmácia.