E o melhor remédio é…?

Agir e… fechar o ciclo!

Ainda esta semana, num dos nossos Programas de Acompanhamento, falávamos de campanhas, de como a equipa adere à focalização na venda dos produtos e serviços que estão em campanha e de como estas estão a correr bem.

Mas, o que é afinal “correr bem”?

Só podemos saber se uma iniciativa teve sucesso se, de início, definirmos objectivos e se estes forem efectivamente ultrapassados. Se não tivermos nenhuma ferramenta ou modelo de medição, nunca vamos passar de uma avaliação empírica…

É que se para o colaborador A uma campanha mensal correr bem são 1.000€ de facturação extra, para o Colaborador B são 2.500€ e para o Director Técnico menos de 5.000€ e de 46% de rentabilidade não são resultados que se apresentem!

Começar… pelos objectivos

Se se tivesse definido como objectivo da campanha 6.000€ e se se tivessem atingido 7.000€ poderíamos ter o Colaborador A contente pela sua quota-parte de contributo para o sucesso da campanha e o Vendedor B orgulhoso da sua equipa. Paralelamente, até o Director Técnico, em vez de criticar os resultados, poderia estar disposto a premiar o facto de estes terem sido atingidos. Interessante, não?
E o mesmo acontece com as vendas em geral e com todos os outros indicadores de gestão a perseguir na Farmácia, como sejam o crescimento do peso dos produtos de IVA 23, o aumento da quota de genéricos, o valor médio de venda, o número de atendimentos, o nível de stock, entre outros. Se não definirmos o que queremos atingir, nunca vamos saber se lá chegámos…

Na mesma linha, e a par da melhoria destes resultados, importa pensarmos que é imperativo melhorar a rentabilidade. Se não definirmos em termos percentuais como a margem bruta de que necessitamos, não sentimos a urgência e a pressão de nos organizarmos de outra forma no processo de compras, de avaliar as propostas das casas e armazenistas (trabalhemos ou não com eles) e de sermos autênticos Directores de Compras no processo de Negociação.

Ou ainda não nos consciencializámos que temos mesmo que negociar?! Sim, as condições, os prazos de pagamento, as contrapartidas, as acções na Farmácia, as promotoras, os rastreios, a ajuda que nos vão dar quando fizermos aquela sessão na escola com os miúdos ou o workshop para grávidas, etc.…

Poderá estar a pensar que estamos numa Farmácia… e que os indicadores de gestão não estão certinhos num tableaux de bord ou num balanced scorecard estruturado, como nas grandes empresas. Que isso não sirva de refúgio para não começar, ou não precisa de grandes resultados?!

Não importa a ferramenta, nem que seja uma simples folha de cálculo, com as iniciativas / áreas a medir em linha e o planeado, o real e os desvios em coluna, são mais do que o suficiente para começar.

Assegure-se que cada elemento da equipa percebe as suas responsabilidades e está inteiramente ciente do que é esperado dele em determinado horizonte temporal. Se fizer sentido (e a equipa tiver maturidade para isso), individualize colunas para os objectivos e o real de cada colaborador.

Perseguir… os objectivos

Se os objectivos dão tanto trabalho a definir, porque é que nos permitimos esquecer deles?

Testar e medir, testar e medir, testar e medir… sempre! Fazê-lo quinzenal, semanal ou trimestralmente, de forma sistemática e sem abandonar.

Definir objectivos ou linhas de orientação é crítico, mas operacionalizá-los é muito mais. Ao testar e medir, temos a oportunidade de abandonar o que não funciona de todo, melhorar ou corrigir o que está um pouco aquém e influenciar o que vamos fazer no dia, na semana, no mês seguinte para atingir os números. É por isso que costumamos dizer que o que é medido acontece!

Para o fazer ao longo de um trimestre, de um semestre, de todo o ano, é preciso perseverança e muita disciplina. É preciso fazer reuniões periódicas com as equipas, comunicar e dar feedback de forma sistemática, e voltar a alinhar as ideias e as acções na agenda…

É nesta vertente que a maior parte das empresas falha. Muitas vezes até existem ferramentas bem estruturadas, começa-se bem no início do ano, mas, passados 2 ou 3 meses, o processo cai… e a equipa coloca-o em dúvida.

Lá está mais uma das situações em que a gestão é deixada para trás para acudir às urgências, às portarias que saem, aos preços que baixam, às margens que perdemos…

2012 não vai ser diferente neste sentido, o virote do que aí vier vai sempre alimentar a nossa ansiedade e incerteza! Para não perdermos o fio à meada, não podemos é deixar de nos focar naquilo que está ao nosso alcance fazer…

E… fechar o ciclo!

“Fazemos tudo bem até ao controlo, o que nos está a faltar é apurar os resultados” – onde é que já ouvimos isto?

Partilhe os resultados de cada iniciativa, das campanhas, das acções, do mês, do trimestre, com a sua equipa. Tire elações do que correu menos bem, reforce positivamente o que e quem se destacou. E se alguma coisa correr mal, crie uma oportunidade para o comunicar de forma individualizada com o elemento em causa, nem sempre o nosso silêncio é a melhor forma de ajudar as pessoas a crescer…

Obviamente que cada colaborador se motiva por diferentes coisas e que são muitos e complexos os factores que contribuem para o aumento da produtividade na Farmácia, mas entusiasmo na acção e reforço positivo nunca desiludiram ninguém.

Fechar o ciclo passa também por, medido o desempenho da equipa, premiar de forma diferenciada quem se distinguiu. Agora está a pensar… “Eu, premiar numa altura destas?!” Se houver mais resultados diferenciadores para a empresa, o que o impede de premiar cada um pelo seu contributo para esses mesmos resultados?

Não me vai dizer que os bónus estão de dieta, ou vai? Mesmo que a política de compensação esteja um pouco mais esbelta do que noutros tempos, há sempre maneiras criativas de contornar a questão.

E, já agora, uma regra de ouro, não feche um ciclo sem iniciar outro… A sua equipa fará o que o vir fazer. O exemplo não é a melhor maneira de influenciar alguém, é a única!