Já chamou o INEM?

Há ocasiões em que é mesmo necessário actuar de imediato, sem hesitações, sem receios e de forma eficaz. Nas farmácias acontece precisamente o mesmo. Por vezes temos de accionar mecanismos de emergência para que as situações mais difíceis sejam ultrapassadas.

Verificamos da nossa experiência a trabalhar com farmácias que muitas vezes até existem estratégias definidas, processos sólidos e métodos comprovados de que tudo funciona, mas mesmo assim ocorrem períodos de crise, sejam estes de pequena ou grande dimensão. Nestas alturas é necessário garantir que existe implementado na empresa um sistema de alerta máximo e um INEM.

Por isso a preparação é tudo.

Não passa pela cabeça de ninguém ir sem preparação médica ou paramédica adequada para uma ambulância do INEM. O mesmo se passa nas empresas, quanto mais depressa puser a sua equipa a postos para emergências, mais fácil será depois detectar e responder a desafios internos e externos.

Mas então como preparar a equipa para as emergências? Precisa de construir na sua empresa o seu próprio INEM: Inovação; Negociação; Envolvimento; Motivação

Inovação

Tem de estar sempre presente o conceito de inovação, principalmente num contexto em que as Farmácias estão a ser bombardeadas por alterações e mudanças no mercado.

Todos os colaboradores da farmácia têm de pensar constantemente em inovar. E como neste contexto? A inovação pode ser um serviço diferenciador e único aos seus utentes, pode ser uma acção dirigida a um determinado nicho da população e de que ainda ninguém se lembrou na sua zona. Ainda podemos considerar inovação uma forma diferenciadora de dispor os lineares na farmácia, abordar o utente “fora do balcão” e no espaço da farmácia, entre outros.

Para isso, a inovação deve ser explicada como um processo normal de imaginação e criatividade, e os colaboradores têm de estar alerta e preparados para pensarem neles de modo diferenciador.

Ajudamos muitas farmácias a desenvolver processos que ajudam as equipas a sair fora da caixa, tais como:
– Bancos de Ideias: uma maneira de os obrigar a pensar em algo de diferente todos os dias;
– Reuniões de brainstorming: também chamada de reunião do post-it. As ideias são ventiladas sem receio e sem limitações de budget, tempo ou recursos humanos. Os post-its são colocados num quadro e escolhidos os melhores no final de cada reunião;
– Tempo para pensar: com a “loucura” do dia a dia, nem sempre nos conseguimos abstrair do que se passa, por isso nada melhor do que ter a disciplina de parar para pensar um pouco todos os dias. E aproveite a altura em que se sente mais proveitoso, pois bastam 10 minutos e uma frase em mente… veja a floresta e não a árvore.

Negociação

A sua equipa deve estar toda preparada para negociar com sucesso. Tipicamente dedicamos mais tempo na negociação às equipas comerciais, mas todos os colaboradores que contactam com fornecedores, clientes e outros devem estar preparados.

As técnicas têm de ser aplicadas no seu devido contexto, mas o facto de estarem alerta para negociarem em qualquer altura é importante.

Envolvimento

Toda a equipa deve estar envolvida e conhecer o que se passa na farmácia.

Já por diversas vezes referimos a importância de todos estarem envolvidos e ser-lhes comunicadas as decisões de fundo da farmácia, pois se conseguirmos que todos entendam o seu papel e que cada uma das funções são absolutamente fundamentais para um TODO mais sólido, melhor.

Notamos uma enorme diferença entre equipas que estão por dentro das maiores decisões da empresa e as que desconhecem o que se passa. Quanto mais envolvidos estiverem, mais depressa se irão unir e trabalhar em equipa, nos momentos de crise ou aflição.

Medição

É óbvio que para alterarmos ou actuarmos de maneira eficaz nos problemas que surgem na Farmácia teremos de medir o que acontece!

Sem medição contínua de alguns indicadores não será possível identificar os problemas e prevenir que aconteçam, bem como actuar sobre eles atempadamente.

Crie mecanismos de medição que afiram com bastante precisão e num espaço de tempo reduzido as actividades críticas e chave da sua farmácia:
– Objectivos de vendas por subfamília de produtos
– Objectivos de valor médio de venda
– Numero de acções de marketing realizadas mensalmente, desde promoções na farmácia a montras diferenciadoras, a dinamização de site e Facebook.
– Percentagem de erros de receituário
-Rentabilidade do negócio

Só para referir alguns dos mais importantes. Quanto mais apertada for a medição, mais fácil será atuar e conseguir resolver as situações.