Medição de Resultados na Farmácia em 5 passos

 

Muitas são ainda as Farmácias que têm a implementação de KPI’s apenas como uma das linhas de orientação estratégica de médio prazo.

E se a estratégia aqui é importante, passar à operacionalização do Modelo de medição é inadiável… A cada mês que protelamos, a cada trimestre que reagendamos, a cada ano que deixamos para o ano seguinte, fica tanto por acontecer…

Medir é fazer acontecer, é perceber os desvios do que foi planeado, é dar relevo às actividades importantes e aos resultados que efectivamente impactam no negócio, é ter uma estrutura clara para poder dar feedback aos Farmacêuticos e Técnicos e ajudar a melhorar o desempenho.

Sobretudo quando falamos de Vendas e de Rentabilidade, o melhor momento para começar a operacionalizar é mesmo… agora!

 

 

1 – Seleccionar as Métricas relevantes

A definição dos objectivos da Farmácia, sejam de Equipa ou de carácter individual, são o início do processo e clarificam para todos as metas a atingir.
Para que seja possível aferir o sucesso da equipa e do negócio de forma pragmática, importa escolher os indicadores de performance relevantes (os KPI’s – Key Performance Indicators), que estejam naturalmente alinhados com os objectivos a atingir.
Por exemplo, para que o objectivo de crescimento em termos de volume de vendas se concretize, seguramente que teremos que angariar mais clientes para a Farmácia, comunicar noutros canais como as Redes Sociais, fidelizar e criar laços com os utentes actuais, ter produtos e serviços diferenciadores e melhorar o atendimento.
Para conseguir acompanhar adequadamente o desempenho na venda, é crítico estabelecer KPIs que não dependam do tempo que cada um está ao balcão, mas da acuidade e eficácia comercial, como sejam a Venda média, a Margem bruta e a Rentabilidade média do movimento.

2 – Eleger as Ferramentas de seguimento e medição

O sucesso da medição passa também pela utilização das ferramentas certas. Obviamente que o sistema informático da farmácia ajuda imenso, seja o SifarmaGest, o Winphar Manager ou qualquer outra plataforma. Por vezes, pode ser necessário criar relatórios dinâmicos para efectuar determinadas análises ou consolidar alguma informação no Excel.

Sabemos que não existe a melhor ferramenta, mas sim que cada Farmácia deverá procurar trabalhar com o que lhe for mais eficaz. E também sabemos que não basta implementar (leia-se arrancar com o processo) e que é precisa muita resiliência para fazer acontecer…
O dia-a-dia da Farmácia é suficientemente preenchido para corrermos o risco de nos distrairmos da medição, mas fazê-la numa base mensal é absolutamente fundamental, não só para nos dar foco a nós enquanto Directores Técnicos e Gestores, mas para que consigamos dar o foco necessário à Equipa.
Para quem já passou pelo processo, seguramente sabe tão bem como a Ideias e Desafios que a consistência e a disciplina em analisar a informação se tornam preciosas para a melhoria do desempenho, a análise dos resultados face aos objectivos estabelecidos e a tomada de decisão.

3 – Definir o Modelo de Avaliação

O Modelo de Avaliação deve reunir métricas de equipa e individuais, para motivar cada colaborador a atingir patamares de performance mais elevados sem olhar exclusivamente “para o umbigo”, já que o sucesso do todo é sempre maior do que a soma das partes…
Avaliar periodicamente os indicadores, por exemplo numa base trimestral, torna-se fundamental para poder orientar a equipa no dia-a-dia, reforçando ou corrigindo abordagens em tempo útil.
E será sempre preferível começar com um modelo simples, alinhado com as responsabilidades individuais (respeitando, portanto, as funções atribuídas a cada um), mesmo que este se torne mais rico e abrangente ao longo do tempo.
É que melhor do que começar, é sempre tão bom conseguir continuar!

4 – Ser criativo na altura de Premiar

E se conseguirmos aliar a compensação a resultados positivos na avaliação, tanto melhor!
Os prémios de performance não têm que ser apenas monetários ou de elevado valor. Importa é que sejam valiosos para quem os recebe… E é maior o desafio ao compensar equipas com atribuição de remunerações variáveis.
Existem outras formas de recompensar, assentes em técnicas de Remuneração Criativa, que interagem eficazmente com os factores motivacionais individuais. É por isso que é tão importante criar laços informais e conhecer melhor cada colaborador, para percebermos o que motiva cada elemento da Equipa e actuar em linha com essa motivação.
O reconhecimento e celebração de metas atingidas, a participação em novos projectos, o proporcionar coaching, o libertar tempo para uma pós-graduação ou participação num projecto de voluntariado podem ter impactos brutais e revelarem-se formas de compensação muito eficazes.

5 – Implementar um Modelo de Coaching

Cada elemento da equipa precisará de crescer em direcções distintas e não é suficiente proporcionar Formação a todos por igual ou dar feedback generalizado nas reuniões de equipa.
Estar ciente dos maiores desafios e oportunidades de melhoria de cada Farmacêutico e Técnico na Equipa permite-nos acompanhar individualmente e aqui o Coaching (com maior ou menor enfoque comercial) surge como uma ferramenta poderosa para ajudar cada elemento a crescer.
Afinal de contas, tornar-se um Líder Coach é gerir a equipa com o compromisso de não dar a solução… E isso é sinónimo de ajudar cada um a encontrar as respostas, a sair da zona de conforto, a desenvolver competências mais rapidamente, a ganhar autonomia e a superar-se a cada dia.

Ou não precisa de melhores vendas e outro patamar de resultados na Farmácia?!