O que é Urgente ou importante na Farmácia?

Se existe uma frase que escutamos frequentemente no nosso trabalho com equipas de farmácias, uma delas será “não temos tempo para nada”.
E quem nos conhece sabe que formação em gestão de tempo traz sempre um sabor agridoce, porque efetivamente entendemos a dificuldade tremenda de certas farmácias em gerir todas as atividades, atender os clientes, fazer as encomendas, dar entrada, gerir delegados e equipas, medir indicadores e afins.
No entanto, acreditamos em implementar um conjunto de estratégias que nos permite gerir de forma mais eficaz o tempo que temos, sem sobrecarregar ninguém e garantindo a execução das funções da melhor forma possível.

Interrupção de tarefas

Todas as tarefas que forem interrompidas serão sempre mais demoradas e sujeitas a erros. Claro que no dia a dia são imensas as tarefas que temos na farmácia e o cliente terá sempre a prioridade perante tudo, mas será que tentamos cumprir esta “regra”?
O cliente chega, o telefone toca e lá acabamos por interromper…mas também interrompemos quando chamamos uns pelos outros, quando pensamos que algo pode ser mais complicado e pedimos ajuda, quando não encontramos alguma coisa na farmácia e sem querer, cortamos o fio do processo.
Uma forma de tentarmos minimizar estas interrupções é perceber a importância do que outros estão a fazer e evitar interrupções, tentar escolher alturas mais calmas da farmácia para realizar certas funções, avisar os colegas que vamos fazer determinada tarefa, entre outras táticas.
Claro que nem sempre é fácil, mas se todos tentarem, talvez se consiga aumentar o grau de eficácia.

Planear, planear, planear…

Jogar na antecipação é outra estratégia importante. Quantas vezes deixamos certas tarefas para a última hora e depois não ocorrem como gostaríamos?
O plano de marketing que existe em cada farmácia deve contemplar tempo de execução para as diferentes ações. Não podemos esperar bons resultados se agendamos um mini facial, ou uma promoção especial, ou uma quinzena dedicada a uma marca sem planearmos com tempo. Tem de existir dinamização nas redes sociais e no espaço da farmácia, convidar os clientes de forma ativa, para além de sms ou outra comunicação que possam desenvolver para garantir que todas essas atividades são um sucesso.
Além disso, se precisarmos de envolver parceiros, temos obrigatoriamente de pensar que poderão demorar um pouco até obter autorizações de ajuda ou de apoio na divulgação, amostras e outras.
Manual de procedimentos
Sabemos perfeitamente que perante a sugestão da construção de um manual de procedimentos, muitos ficam de alguma forma aflitos, por acharem que é algo demasiado moroso e sem grande utilidade.
Mas se pudessem somar todo o tempo investido em ajudar, corrigir erros, rever processos, falta de backups e outros porque na sua farmácia não existe este manual quanto tempo seria o resultado?
Efetivamente, existir um manual de procedimentos, ou um fluxograma de processos ajuda em muito para que todos saibam como se fazer as atividades principais na farmácia, como introduzir novas atividades a outros elementos, como ajudar no onboarding de novos colaboradores ou estagiários na farmácia e com isso, poupar tempo.
Uma das formas de conseguir preparar um Manual de procedimentos é dividir as diferentes funções pelos colaboradores todos e depois alinhar as formas mais eficazes para cada um.

Definição de prioridades

Vamos excluir daqui a parte do atendimento e as encomendas diárias…mas se reparar muitas funções têm um timing ou um determinado horizonte temporal para serem feitas, e com essa priorização podemos melhorar a performance de todos. Por exemplo, as validades podem ser feitas mais no final do mês, pois dessa forma conseguimos retirar os produtos que devem ser escoados na campanha do mês seguinte.
As reuniões com delegados devem ser marcadas e preparadas de forma conveniente, as campanhas de marketing devem estar feitas e preparadas com 1 a 2 meses de antecedência, a formação da equipa deve ser agendada para os dias em que tipicamente existem menos atendimentos, entre outras.
É uma questão de começar a planear…

Vamos a isso?!