O tempo é seu inimigo?

Tema quente em conversa é sempre a gestão de tempo! Quantas vezes se depara com a falta dele durante o dia? Aliás, quantas vezes já se queixou hoje com falta de tempo? Estamos constantemente a correr de ou para alguma coisa. Diariamente para além do atendimento temos telefonemas, atividades diárias, reuniões sejam com Delegados ou com a equipa, avaliações, definição de objetivos, resolver problemas pendentes, dar resposta às necessidade e obrigações contabilísticas entre outras e quando chegamos ao final do dia, sentimos por vezes não ter feito nada.

Eu confesso que são muitas as farmácias que nos pedem ajuda na “arte de gerir o tempo”…ao que perguntamos quase imediatamente: mas existe disciplina? Existe possibilidade e vontade para tal?
Não quero fazer juízos de valor nem criticar ninguém, mas todos nós em algum momento precisamos de parar e pensar e reorganizar a vida de forma mais eficaz.

Quer uma prova?

Porque é que o pico de adesão aos ginásios se dá entre Março e Julho? De repente toda a gente deixou de ter reuniões e a agenda cheia, ou querem de facto ARRANJAR tempo para se porem em forma e voltar a caber no fato de banho e exibir o mesmo na praia?

Mas então há segredos?

Sim, se houver uma organização, métodos e compromisso em fazê-lo, é possível. Quase todos os livros de gestão de tempo abordam esse princípio logo nas primeiras frases. Se não tiver disciplina e vontade de seguir um plano de gestão de tempo, nem continue a ler o livro e aproveite o seu tempo para outras atividades.
Como nem todos temos as mesmas dinâmicas, dimensão de farmácias ou de equipas, temos de alinhar consoante os objetivos smart de cada um, existindo sempre orientações comuns.

Planear é a chave do sucesso

E quando dizemos planear é mesmo planear…

• O mais importante é começar com o fim em vista! Planeie as suas tarefas e defina um prazo de conclusão, envolva outros recursos se necessário, mas de forma a que consiga sempre estimar quando estará feito ou resolvido. Assim consegue ter um plano B preparado quando algo correr mal.
• Calendarizar e planear as reuniões com a equipa, com lista de tópicos a discutir ou agenda
• Bloquear na agenda dias para reunir com delegados. Dessa forma não só as reuniões ficam mais bem preparadas como são muito mais eficazes
• Tente fazer um “diário por defeito” onde coloca as suas atividades bloqueando as mesmas na agenda. Se na sua farmácia faz o marketing aloque tempo na agenda para isso, se faz a PIM o mesmo, ou preparação de manipulados. As atividades podem ficar registadas em agenda para serem feitas e dessa forma não só a equipa está ao corrente como a probabilidade de o fazer é maior
• Não fuja dos seus compromissos e do que tem MESMO de fazer…muitas vezes adiamos o inevitável e procuramos escapar-nos das tarefas que são menos aliciantes. Criamos nessa altura 1001 coisas diferentes para serem feitas e depois queixamo-nos sempre do mesmo

Controle o seu tempo

Há sempre maneira de “roubar tempo ao tempo” e conseguir gerir o dia que temos. Imagine que o seu trabalho é vender gelo e que todos os dias sai de manhã com um grande balde de gelo e tem de o vender com a maior brevidade possível, senão derrete!

• Evite os vampiros de tempo. Tem colegas “um minuto”? Aqueles que lhe pedem um minutinho para discutir uma coisa rápida e acabam por demorar 50 minutos? Crie um esquema para os controlar e não ser interrompido constantemente
• Sabia que se interromper uma tarefa o seu cérebro demorará pela menos 10 minutos a se reorganizar no ponto em que estava? Se estiver a fazer alguma tarefa delicada, tente não ser interrompido
• Fixe um objetivo em termos de poupança de tempo e tente cumpri-lo. Hoje uma hora parece pouco, mas já é muito e assim vai aumentando…

E aos poucos vamos conseguindo fazer “esticar” o tempo e mantendo a eficiência tornamo-nos mais eficazes.