Precisa de mais horas no seu dia?

De Farmacêutico para Farmacêutico

 

Setembro é o mês do regresso. Do regresso às aulas e à farmácia depois das férias. É um mês de recomeço. Aproveite este sentimento de recomeço para melhorar aquele “calcanhar de Aquiles”, a gestão do seu tempo.

Bem sei como é difícil a organização de tempo na farmácia. Delegados para atender, problemas do dia anterior para resolver, clientes que só querem falar com o “chefe”, encomendas directas para fazer, contactar o laboratório que se enganou numa factura, contas e cálculos para fazer, supervisionar a equipa…e muito ficou por dizer.

Será que se consegue alterar este dia-a-dia tão atarefado que lhe rouba tanto tempo, quase não sobrando nada para si nem para a sua família? Porque quando temos pouco tempo para nós e para a família, também andamos mais em baixo e o trabalho rende menos.
É este o desafio que quero aqui deixar. Não tenho soluções milagrosas, e possivelmente algumas delas já tentou fazer, ou faz. Mas o segredo está na persistência de voltar a tentar pôr as medidas em prática.
Vamos tentar resolver este problema em 5 passos.

Tenha a sua agenda sempre consigo e faça uma lista das suas tarefas

Não há nenhum sistema eficaz de gestão de tempo que não inclua listas de tarefas. Para organizar a sua vida, precisa de uma agenda, de listas de tarefas e… de as cumprir.

Deve agendar sempre as tarefas extras, que não são rotina. Formações, reuniões de equipa, reuniões com os delegados, etc.
Seria importante definir dias fixos para as tarefas extras. Dias da semana definidos para atender os delegados, dia do mês para a reunião de equipa, dia para fazer a encomenda de reforço, etc. Assim vai criando o hábito, em si e na sua equipa, de saber que naquele dia está ocupado com determinada tarefa.
Diariamente, quando chega à farmácia, antes de começar a trabalhar, dê uma olhadela na sua agenda e veja o que tem de fazer.
A maioria das pessoas reserva espaço na agenda para reuniões e esquece-se que fazer telefonemas e responder a e-mails também consome imenso tempo. É importante organizar-se da forma que for melhor para si. Pode, por exemplo, reservar uma hora de manhã e outra à tarde para responder a e-mails e telefonemas. A escolha é sua, o importante é não se esquecer de as incluir na agenda.

É ainda importante que não adie as tarefas menos agradáveis. Se as tem que fazer, faça-as o quanto antes. É que vai andar a adiar um problema que com o tempo aumenta de tamanho.

Defina as tarefas dos membros da equipa e delegue mais

Para toda a equipa se orientar melhor e saber quais as responsabilidades de cada um, faça um plano onde defina as tarefas de cada membro. Pode depois até organizar com cada um as datas limite, formas de fazer, etc. O importante é que cada pessoa na sua farmácia saiba o que tem a fazer, para além do balcão, e quando o tem de fazer.
Aproveitando este trabalho de definição de tarefas, aproveite para delegar algumas coisas. Muitas vezes está sobrecarregado indevidamente. Já sei que há muitas coisas que acha que a equipa não saberia fazer tão bem, mas porque não faz um teste? Tente delegar, dando toda a formação necessária para que a tarefa seja feita correctamente. Depois vá apoiando. Mas cuidado, ir apoiando é somente isso, apoiar. Não caia na tentação de voltar a fazer a tarefa.

Organize e mantenha arrumado o escritório

Tire um dia ou dois, até os pode colocar na agenda, para arrumar a fundo o escritório. Nesses dias trate da papelada que está para organizar. Sim, aquela que tem em cima da sua secretária. Organize os dossiês, identifique-os devidamente. Tudo de forma a ser mais fácil, prático e rápido encontrar documentos.
Arquivar e-mails em pastas pode parecer-lhe perda de tempo, mas já pensou que perde o triplo quando mais tarde tenta localizá-los? Ter a informação organizada é crucial para poupar tempo. Procurar documentos e e-mails sem fazer ideia onde só serve para consumir tempo e fazer disparar os níveis de stress.
Este trabalho só vai ter de o ter uma vez, se se habituar a resolver logo as situações e arquivar devidamente os papéis. Arrumando diariamente os assuntos vai perder menos tempo mais tarde. E garanto-lhe, o trabalho e sacrifício é muito menor. E depois de se habituar a ter a secretária arrumada, não vai querer outra coisa.

Aproveite os tempos mortos

Nos tempos em que vivemos, com as tecnologias existentes, todos os minutos podem ser aproveitados. Quer esteja na sala de espera do médico ou à espera de ser atendido num banco, pode aproveitar para ler e responder aos seus e-mails pendentes, planear reuniões, etc. Evite usar estes tempos mortos para fazer mais do mesmo. Aproveite-os para tarefas diferentes e para pensar com a tranquilidade que não consegue ter enquanto está na farmácia.

Tenha tempo para si

Depois de ter organizado a sua agenda na farmácia e escolher este modo organizado como estratégia, vai ter mais tempo para si. Se achar por bem, agende também as suas actividades pessoais. As idas ao ginásio, os fins-de-semana em família, etc.

Tente ultrapassar este desafio, a sua família vai adorar!