Qual é a desculpa para a desorganização?

A organização da equipa em torno das tarefas existentes é algo complicado em qualquer empresa e nas farmácias não é exceção.
Muito do que fazemos com as equipas é organizar as tarefas pelos vários elementos, procurando orientar as funções consoante a área de especialização existente e as preferências ou competências de cada um.
Organizamos primeiro por área de atuação, nomeadamente, Vendas, Logística, Formação, Marketing, Qualidade e outras que possam fazer sentido.
Depois em cada uma destas áreas funcionais, precisamos de definir várias subfunções ou tarefas e depois distribuir pelos elementos da equipa, quer para definir os responsáveis quer para alocar os possíveis backups garantindo que a tarefa tem sempre alguém que a vai concretizar.
Mas será que isso permite a organização absoluta das tarefas na farmácia?
Se calhar não é condição necessária para organizar a equipa dividir as tarefas a sua divisão e existem outros fatores a ter em conta.

Competências

Antes de começar a definir e dividir tarefas pelos colaboradores tem de aferir as áreas de preferência de cada um, mas também quais as melhores pessoas para as melhores funções.
É importante perceber quem tem as melhores competências para cada uma das áreas e atribuir dessa forma as tarefas. Se temos alguém na equipa que gosta de marketing e está à vontade para criar posts, alimentar as redes sociais entre outras atividades, é de aproveitar essa competência.
Da mesma forma, se existe na equipa alguém com conhecimentos fortes em excel, seria ideal aproveitá-lo para realizar estudos e análises de margens e de rentabilidades.
Procurar dividir de forma equitativa as tarefas pela equipa será sempre uma boa ideia, mas se temos alguns elementos da equipa que são absolutamente incríveis a atender e a criar um atendimento de excelência, então esses colaboradores devem ficar 80 a 90% do seu tempo ao balcão.
Se por acaso, para certas tarefas não temos ninguém excelente, é fundamental procurar formações para alguns elementos e dessa forma colmatar a deficiência existente.
Algo que é fundamental criar para assegurar que os procedimentos sejam efetuados como previsto por todos é a criação de um Manual de Procedimentos.

Medição

Depois de distribuídas as funções e tarefas por todos os elementos da equipa, é fundamental garantir a medição que as mesmas são realizadas.
No fundo é construir para além de indicadores de medição, um conjunto de provas ou evidências que as tarefas estão a ser realizadas.
Se não medirmos não temos nunca a certeza de as tarefas estarem a correr bem e a ser executadas como previsto.
As evidências podem ser visuais ou documentadas, mas terão de ser rápidas de aferir. Se eu tenho como tarefa a segregação de produtos com pouca validade e a inclusão desses produtos nas campanhas de venda, só tenho de confirmar a separação dos mesmos e a construção de lista de produtos a vender.
A medição não pode ser feita passado meses, tem de ser imediata ou quase imediata, e para além do responsável da função, é fundamental definir o prazo da mesma.

Organização

Assegurar as tarefas e a sua medição é um garante da organização? Infelizmente não! Ajuda, mas não é suficiente.
Tem de existir método, disciplina, organização e gestão de tempo.
Cada elemento sabendo o que tem a fazer e quando terá de se organizar com os colegas e orientar essas tarefas quando o balcão está reforçado, ou quando existe menos movimento na farmácia, ou evitando interrupções, ou procurando fazer as funções do início ao fim, focado e concentrado.
Uma tarefa interrompida demora sempre muito mais a ser completada, mas ir aos “pares” para certas tarefas não me parece o mais acertado.
Acima de tudo, bom senso é importante e disciplina no sentido de completar as funções sem problemas.
E boa sorte!