Quando é que vai ter tempo?

De vez em quando olhamos para trás e percebemos que o tempo voou, que já estamos quase no Natal de novo e que muito do que queríamos fazer ainda está por sair do papel. O tempo…sempre um bem escasso, de primeiríssima necessidade, que todos procuramos. O problema é que não dá para fazer mais, criar mais ou adquirir mais, e o que temos de fazer muitas vezes é “roubar” tempo ao tempo para podermos ser mais eficazes e obter resultados.
Mas onde podemos ir buscar o tempo? Como rentabilizar o que temos da melhor forma possível? Acreditamos que a gestão de tempo é algo muito pessoal, particular e para a qual deve existir acima de tudo disciplina, quer individual, quer de equipa.
E para tudo funcionar melhor deve existir nas equipas um espírito de partilha de trabalho e de responsabilidades que faça com que o tempo consiga esticar. Muitas vezes é com os diretores técnicos e/ou responsáveis das equipas de farmácia que trabalhamos a eficácia, o tempo ou a falta dele.

Organizar

É o primeiro passo para a gestão de tempo na farmácia. Em primeiro lugar é necessário organizar as tarefas. Saber apenas o que se deve fazer não chega. É necessário reunir uma listagem de procedimentos e definir cada um em detalhe, organizando por categorias e áreas de atuação.
Desde a entrada das encomendas, à arrumação, organização do espaço, atendimento e organização das categorias, tudo pode ser organizado de forma a ficar o mais “automático” possível.
Assim temos no Marketing, todas as tarefas / funções relacionadas com a atividade de Marketing tais como: criação de um plano de marketing, realização de campanhas de vendas mensais, reorganização dos lineares ou montras com as promoções do mês, criação e manutenção da página de Facebook e Instagram, ações em Escolas ou noutros locais, dinamização de parcerias, entre outras atividades.
Depois considerando a Logística teremos a receção de encomendas, a etiquetagem e arrumação, a gestão do armazém e a recolha de produtos com prazos de validade reduzidos. E isto para apenas dar alguns exemplos.

Delegar

Não podemos fazer tudo, não conseguimos fazer tudo. Embora todos tenham de conhecer todas as tarefas não as precisam de executar sempre, porque é importante existir delegação de funções.
Não tem de ser o Diretor Técnico ou o Responsável da Equipa a fazer todas as funções. Tem de conhecer bem a sua equipa, perceber quais os elementos com capacidade para perseguir certas tarefas, quem tem mais à vontade com as novas tecnologias e redes sociais para fazerem as atividades de Marketing, quem é mais organizado para funções mais administrativas.
Saber quais os mais metódicos para realizarem as tarefas que envolvem detalhe, tais como receituário, listagem de prazos de validade, análise dos indicadores de gestão da farmácia.
Saber delegar é muito importante, é criar nos outros a capacidade e a urgência do fazer acontecer. É entregar as tarefas que acreditamos em outros possuem mais independência ou jeito para as concretizarem e as levarem a bom porto.

Responsabilizar

E não se consegue delegar sem responsabilizar. Acredito firmemente no binómio, 100% de responsabilidade, 100% de liberdade. Por essa razão, têm de ser definidos indicadores que permitam validar se as tarefas estão a ser cumpridas e bem cumpridas. Se estamos a ser eficientes ou eficazes. Pois eficiência é por exemplo, ter a capacidade de fazer bons post no Facebook, ricos em informações, a eficácia é fazê-los em tempo real, com uma frequência diária de forma a ir enriquecendo a página.
Por isso acreditamos na importância de desenvolver indicadores de medição mensais e trimestrais.
E é aqui que surge a disciplina…se não existir disciplina, é difícil existir e fazer cumprir o conjunto de procedimentos definidos. Só dessa forma poderemos ter o controlo do negócio. E acima de tudo, quando tudo está definido e a ser cumprido, não serão as vacinas, as férias, as folgas ou outros percalços que farão interromper o normal funcionamento de todas as tarefas, incluindo as que não parecem tão envolvidas com o atendimento aos clientes.