Quer ser especialista em contas?

Muito do nosso trabalho de há 8 anos a esta parte consiste em trabalhar de perto com a equipa de gestão da farmácia, analisar em profundidade os números do negócio e, de facto, fazer muitas contas. Notamos que este foi o maior e mais profundo impacto no dia-a-dia dos responsáveis de Farmácia nos últimos anos. Tiveram de tornar-se especialistas em contas.
Não estamos a dizer que antes não se fizessem cálculos, mas de uma forma geral era algo que competia ao contabilista ou ao ROC e não necessariamente ao trabalho diário, e certamente não era feito com o detalhe que hoje dedicamos a esta área da farmácia.
Felizmente assistimos ao longo destes anos a um upgrade na forma como os vários sistemas informáticos existentes no mercado disponibilizam as informações de gestão, permitindo ao Gestores tomar outro tipo de decisões, quer em termos de compras de produtos de IVA23 e de genéricos, como também em apostas e produtos-âncora, não descurando o esforço de venda ao balcão desses mesmos produtos.
Os sistemas informáticos passaram assim de complexos a imprescindíveis para uma gestão correcta da farmácia.

Input
Sendo uma aposta mais do que ganha, nenhum dos sistemas informáticos e programas existentes em farmácia funciona sem ter o correcto input dos dados. É que ainda existem dados que não são introduzidos da melhor maneira… Paralelamente, muitos destes programas dispõem de campos e de características que não são explorados como deveriam ser.
Muitos permitem potenciar a criação de fichas de clientes, permitindo uma comunicação mais fluida, quer no atendimento, quer na realização de acções por parte da farmácia.
Outros sistemas estão preparados para criar listas de objectivos por colaborador e consequente medição.
O grande desafio do input, ou seja, de colocarmos dados no sistema, é fazer com que os mesmos estejam sempre correctos. Na introdução de dados, é necessário cuidado redobrado para não colocar dados errados, principalmente no momento de entrada de encomendas, senão os dados que o programa nos devolve de pouco ou nada nos servirão.

Output
Trata-se da informação que conseguimos retirar e analisar do programa informático. De facto, assistimos a uma necessidade crescente do output dos dados de gestão, não só em termos de margem, mas também de rentabilidade, produtos mais vendidos na farmácia, stocks e validades, entre tantos outros.
Muitos gestores sentem-se assoberbados pela quantidade e complexidade de informação disponibilizada e tendem a perder-se um pouco, falhando na análise do mais necessário para tomar decisões.
Começamos sempre pela análise da facturação mensal e por subfamília, bem como por marca de aposta. A verdade é que algumas farmácias não têm aumentado a facturação, mas têm melhorado em rentabilidade! A rentabilidade é outro dado fundamental que nos permite perceber se estamos a endereçar as melhores apostas em termos de compras.
Claro que as margens são importantes, mas não devemos esquecer que alguns laboratórios dão bonificações trimestrais ou anuais. Esse valor é visto na contabilidade, mas não contabilizado nesta análise.
Depois há outros dados como a rotação de stock, inventário, prazos de validade, etc., que nos permitem perceber se estamos com boa rotação dos produtos.
É importante ainda consultar e aferir dados que reflectem o esforço de venda ao balcão, tais como o valor médio de venda da farmácia e de cada um, bem como a margem média por atendimento e o número médio de produtos dados em cada venda.
Comunicar
Sim, a informação é poder, e quando estes dados são comunicados à equipa, ao contrário do que seria de esperar, a equipa fica mais focada em torno de um objectivo comum, percebe o que é esperado de cada um e acima de tudo como pode atingir outros patamares de performance.
Assim, nunca se esqueça de mensalmente comunicar alguns destes indicadores a todos, ou de os publicar no quadro da farmácia. Tornam-se o GPS da sua equipa e com os devidos dados inseridos, torna-se muito difícil enganarmo-nos no caminho.
Por isso, torne-se um especialista em contas. Não só é mais fácil do que a análise de gestão que tinha anteriormente, como sentirá um controlo maior do negócio e do caminho que está a trilhar com a sua equipa.