A observação, em 1906, do economista italiano Vilfredo Pareto de que 80% da terra em Itália (na altura a fonte de riqueza) era detida por 20% das pessoas resultou ao longo do tempo na ideia generalizada de que, nos negócios, 80% das vendas vêm de 20% dos clientes.
Todos constatamos hoje que este princípio pode ser aplicado de forma transversal a outros aspectos do meio empresarial. E na Farmácia, será que sensivelmente 80% da rentabilidade provém de 20% dos seus utentes, que 80% das reclamações vêm de outros 20% de clientes, e que 80% dos resultados provêm de 20% do tempo investido?!
Efectivamente, se a maioria dos resultados é fruto daquilo que fazemos só uma pequena percentagem do nosso tempo, o que nos impede de nos focarmos nas actividades que produzem estes resultados, em vez de o fazermos naquelas que meramente nos fazem consumir tempo?
Parece simples, mas às vezes não é fácil diferenciar o que nos leva mais longe.
Não é à toa que nos damos inúmeras vezes conta da equipa a dar uma espreitadela para ver as últimas selfies dos amigos no Facebook, às voltas com as pop-ups do e-mail ou com os <alt><tab> para ir ver o resultado do futebol… E como isso os desvia da rota de produtividade e das tarefas a desempenhar para além do atendimento ao balcão!
20% vitais e 80% triviais
O princípio de que 20% de qualquer coisa é responsável por 80% dos resultados, ficou conhecido pelo Princípio de Pareto ou
Regra dos 80/20.
Aplicando de forma mais generalizada, também 20% do stock ocupa 80% do espaço em armazém, 80% dos produtos provém de 20% dos fornecedores e, eventualmente, 20% do espaço optimizado em linear vende 80% do que não é medicamento. Do mesmo modo, 20% dos colaboradores irão causar 80% dos problemas e o trabalho de outros 20% permitirá explicar 80% dos resultados produtivos.
Arrepiante?!
Assim sendo, o esforço e a recompensa andam desequilibrados e a relação causa efeito não é directamente proporcional – a maior parte do que se faz tem pouco impacto e apenas uma pequena parte produz resultados massivos.
Para qualquer Director Técnico ou Gestor, a regra dos 80/20 permite dar o sentido de foco nos 20% que efectivamente importam. Sabermos que, de toda a acção que empreendemos diariamente, apenas 20% importa, dá que pensar… É que estes 20% produzem 80% dos resultados de cada um.
Quando a urgência diária chegar e nós formos tentados a activar o modo bombeiro habitual, vulgo “apaga-fogos”, só temos que nos lembrar dos 20% em que nos devemos focar! Se alguma coisa tiver que derrapar para o dia a seguir ou ficar fora da agenda, que não pertença a estes 20%…
Uma ferramenta eficaz de Gestão de Tempo?
O princípio de pareto não é mais do que uma guideline para investirmos mais tempo em sermos produtivos e, mesmo para quem não é um amante de matemática, não é tanto pela acuidade dos números, mas pela importância de nos focarmos naquilo em que investimos só uma pequena percentagem de tempo.
E se para desenvolver qualquer tarefa ou trabalhar seriamente um objectivo seguisse essa regra?
Da elaboração do Plano de Marketing às Compras, da Gestão de Categorias à gestão mensal de Campanhas, aqui ficam algumas dicas de como proceder:
– Comece pelo fim, pensando no que pretende
– Estabeleça as metas intermédias para lá chegar
– Estabeleça prioridades e desenvolva as acções na ordem certa
– Questione-se sempre sobre a relevância do passo seguinte
– Faça destas dicas um ciclo, até a tarefa estar concluída
Parece simples, mas porque é que o princípio de Pareto nos passa tanto ao lado?
Procrastinar, será a resposta? Valorizamos as emoções e temos aquilo de que gostamos como ratoeira?
Será que se trabalhássemos apenas 20% do tempo teríamos, ainda assim, 80% dos nossos resultados? Faz pensar, e muito!
Vamos a alguns truques, fundamentais na gestão eficaz do nosso tempo:
– Bloqueie 2 horas por semana para pensar o negócio da sua Farmácia, caso contrário nunca vai ter tempo para pensar o curto/médio prazo;
– Respeite a rotina mensal de reunir com a Equipa, mesmo que para isso tenha que definir um dia da semana e uma hora sempre fixos, para que o nível de compromisso nunca se esbata e o rumo a seguir esteja sempre presente e claro;
– Elimine 80% das interrupções. Garanta que a equipa respeita o seu tempo e que o seu trabalho não começa quando a Farmácia fecha… O que é urgente para os outros pode não ser urgente para os resultados da Farmácia. E quando respeitamos o tempo dos outros, eles também tendem a respeitar o nosso;
– Defina uma abordagem comercial específica para as famílias comerciais que lhe dão margem de manobra, alicerçada em dinâmicas de marketing, interacção na Comunidade e acções na Farmácia. E se 80% dos resultados no IVA 23 e nos MNSRM decorrem do nosso trabalho com uma minoria de clientes, como é ainda possível não termos a nossa base de dados de utentes actualizada?
– Quando preparar a sua lista de tarefas para o dia seguinte, das 10 coisas que lá colocar, escolha as 2 que terão impacto significativo e comece por essas – “first things, first!”;
– E, já agora, olhe à volta para o seu espaço no escritório. O que lhe reduz o foco, quantos dossiês, papelada, cartazes e caixas de produto por resolver proliferam? Às vezes rodeamo-nos de tanta “tralha”, que nos faz lembrar o nosso armário da roupa lá em casa, ou não usa 20% da sua roupa 80% do tempo?
Escolha tomar o controlo do seu tempo e foque-se na Farmácia que preconiza ter.
Faça por não se deixar boicotar… é que, lamentamos dizer, mas geralmente fazer o que é efectivamente importante e necessário é menos divertido do que fazer tudo o resto!
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