Tem a certeza que quer reunir com a sua equipa?

Se sim, é porque o processo está instituído e é considerado como positivo para todos, o que hoje em dia, no contexto farmácia, é por si só um verdadeiro desafio.

Se não, então ou não as tem, ou são sempre iguais, sem ideias, sem participação, sem conclusões de qualquer espécie.

Mas valerá a pena reunir com a equipa?

Provavelmente é o tipo de acção que em projectos com equipas de farmácia mais frequentemente implementamos. Infelizmente, são ainda muitas as empresas que não entendem a ferramenta poderosa que pode ser uma reunião de equipa. Verificamos também que muitas farmácias que já o fazem não parecem obter os resultados esperados e, assim, ou mantêm o hábito por instituição ou o abandonam.

Acima de tudo, todos entendem que a comunicação em ambiente farmácia é um desafio, por isso, criar uma dinâmica em que a informação mais importante é convenientemente passada reveste-se de uma enorme importância.

As reuniões de equipa, quando bem esquematizadas, podem ser muito poderosas. Mas então, qual o segredo?

Para quem já as faz e para quem as vai implementar, junto seguem alguns conselhos, normas e dicas para garantir reuniões produtivas e dinâmicas.

– Antes de tudo… estabeleça as Regras. Parecem desnecessárias para um ambiente informal e de brainstorming, mas as regras são necessárias. A honestidade acima de tudo, a aceitação de todas as ideias como válidas numa primeira fase, a obrigação da participação de toda a equipa, entre outras.

– Como hoje em dia o horário na Farmácia é muito alargado, tente encontrar uma hipótese consensual. Ou uma vez por mês numa tarde de sábado, ou então ao final de um dia, ou mesmo entre os 2 turnos do dia. Mas uma vez fixada a frequência, não a altere.

– Mantenha a frequência da reunião, ou seja, sempre o mesmo dia à mesma hora. Este tipo de acção tem de passar a ser considerado como um hábito.

– Quem disse que tem de ser o director Técnico a promover a reunião? Envolva a sua equipa e puxe por ela. Certifique-se que há uma agenda bem definida e tempos para cada apresentação. Dê sempre a oportunidade de todos participarem e terem o seu pequeno “tempo de antena”.

– Mantenha a reunião o mais informal possível. O objectivo é melhorar a comunicação, saberem os objectivos atingidos e prepararem-se para os que se seguem. É a altura por excelência para comunicar notícias, novidades, alterações que estejam a ser necessárias.

– Quanto aos temas, faça o possível por sugerir os temas com alguma antecedência, para que as pessoas da sua equipa o possam preparar.

– Elogie as boas ideias e partilhe com o grupo os resultados de outras já implementadas.

E tudo isto em 60 minutos ou menos.

Lembre-se que quantidade não é qualidade, mas, se necessário, deixe um tempo para a descontracção. Não alimente quezílias nem pequenos conflitos. Estes deverão ser resolvidos fora da reunião.

E boas reuniões!