No ambiente acelerado das operações farmacêuticas, onde a precisão e a eficiência são fundamentais, a aplicação de metodologias de melhoria contínua torna-se essencial. Muito se fala e se aplica sobre a metodologia Kaizen, uma filosofia japonesa que enfatiza a melhoria incremental e contínua, oferece uma abordagem estruturada para melhorar os processos, reduzir o desperdício e otimizar o fluxo de trabalho nas farmácias.
Um aspeto fundamental do Kaizen é capacitar a equipa para participar ativamente no processo de melhoria. As equipas de farmácia são encorajadas a identificar áreas de melhoria, a propor soluções e a implementar mudanças de forma colaborativa. Ao tirar partido da experiência coletiva dos membros da equipa, as farmácias podem introduzir melhorias significativas adaptadas aos seus desafios operacionais específicos.
No entanto, é importante uma premissa, os procedimentos e processos terão de ser implementados com vista a ajudar e agilizar e não complicar. Por vezes esse enquadramento é importante nas equipas.
Procedimentos estandardizados
O estabelecimento de procedimentos de trabalho padronizados é essencial para a implementação do Kaizen nas farmácias. Ao documentar as melhores práticas e protocolos para tarefas como a entrada de encomendas, reservas, atendimento, medições, tratamento de validades, gestão eficaz de erros de stock, receituário, entre outros, as farmácias podem aumentar a consistência, minimizar os erros e facilitar a formação de novos elementos da equipa.
Formação e desenvolvimento contínuos
O Kaizen promove uma cultura de aprendizagem contínua e desenvolvimento de competências entre todos. Investir em programas de formação centrados em metodologias de melhoria da qualidade do atendimento, especificações de produtos, segurança da medicação entre outras contribuem para melhorar o atendimento e aconselhamento ao balcão e aumentar as competências da equipa.
Gestão visual
As técnicas de gestão visual, como os quadros e os fluxogramas de processos, ajudam a comunicar informações de forma transparente e facilitam a otimização do trabalho. As farmácias podem utilizar quadros e esquemas para monitorizar os planos de objetivos, de ações na farmácia, tabelas de focos e de KPI’s e destacar as áreas que necessitam de atenção, promovendo a responsabilização e o alinhamento com objetivos partilhados.
Melhoria da Eficiência
Ao abordar sistematicamente as ineficiências e racionalizar os processos, as farmácias podem melhorar a eficiência operacional, reduzir os tempos de espera e aumentar a satisfação do cliente.
Este tipo de metodologia, ajudam a prevenir erros, através da utilização de procedimentos padronizados, permitindo ainda o envolvimento de toda a equipa no processo de melhoria contínua, promovendo um sentido de propriedade, capacitação e trabalho de equipa, contribuindo para um ambiente de trabalho positivo e para a moral do pessoal.
Crescimento sustentável
Como esta sistematização promove uma mentalidade de melhoria contínua, permite que as farmácias se adaptem à evolução das necessidades dos clientes, aos requisitos regulamentares e às tendências da indústria, garantindo a viabilidade e o sucesso a longo prazo.
Mas ainda mais importante do que implementar é manter a estrutura deste tipo de metodologia.
Acompanhamos muitas farmácias que implementaram algumas das estratégias kaizen e “deixaram cair” outras, pois no dia a dia, outras necessidades vão-se sobrepondo ao que achamos por vezes ser menos importante.
Por isso, se quiser implementar a sistematização de processos, esta organização no espaço, ferramentas de controlo visual de gestão, entre outras, tem de envolver todos os elementos da equipa.
Desenhe os processos como estão e não como gostaria que estivessem, veja quais são os procedimentos /tarefas que mais facilmente causam erros, escreva o processo e teste com a equipa.
Por vezes as estratégias mais simples são as melhores! Fotografias com a estrutura de arrumação, tabelas de erros de stocks, locais especificamente desenhados e preparados para guardar determinados documentos ou fazer algumas funções faz uma diferença enorme na estrutura da farmácia.
Crie indicadores simples que permitam rapidamente aferir o estado da sua farmácia em termos de crescimento e rentabilidade, mas depois não se esqueça de medir. Por isso, menos por vezes é mais.
E boa sorte!
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